Nel panorama legislativo italiano, un cambiamento significativo si è verificato con l’introduzione del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, che segna un passo decisivo verso la protezione delle persone che segnalano violazioni normative all’interno delle organizzazioni. Questa nuova legge, emanata per recepire la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, introduce un quadro normativo robusto per la tutela dei whistleblower, coloro che si assumono la responsabilità di segnalare irregolarità e illeciti.
A decorrere dal 17 dicembre 2023, le aziende del settore privato che nell’ultimo anno hanno registrato una media di lavoratori subordinati, sia con contratto a termine che a tempo indeterminato, fino a 249 dipendenti, sono obbligate ad adeguarsi a questa nuova disciplina.
La portata di questo decreto è vasta e incide profondamente sulla gestione delle segnalazioni di illeciti all’interno delle organizzazioni
Il D.Lgs. 24/2023 si propone di creare un ambiente lavorativo più sicuro e trasparente, incentivando la segnalazione di attività illecite senza timore di ritorsioni. Questa legislazione rappresenta un baluardo per la protezione dei dati personali e della privacy dei lavoratori, stabilendo procedure chiare e sicure per la gestione delle segnalazioni
Le novità introdotte dal decreto riguardano non solo le modalità di segnalazione e i canali attraverso i quali queste possono essere effettuate ma anche le misure di protezione a favore dei segnalanti.
Un aspetto fondamentale è l’istituzione di sistemi di segnalazione interni obbligatori per le aziende rientranti nei criteri specificati, oltre alla possibilità di ricorrere a canali esterni in assenza di adeguati interventi interni
L’Innovazione Normativa nel Whistleblowing: Il Cammino Verso una Maggiore Trasparenza e Integrità
Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, l’Italia ha compiuto un passo significativo verso il rafforzamento della protezione dei whistleblower, grazie all’entrata in vigore del Decreto Legislativo n. 24/2023.
Questo decreto legislativo, che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937, mira a creare un ambiente più sicuro per coloro che decidono di segnalare violazioni del diritto dell’Unione europea e delle normative nazionali, promuovendo così un clima di maggiore responsabilità e integrità sia nel settore pubblico che in quello privato.
In risposta a questa nuova normativa, l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha adottato la delibera n. 311 del 12 luglio 2023, con l’obiettivo di fornire orientamenti chiari e dettagliati per la presentazione e gestione delle segnalazioni di illeciti.
Queste linee guida, che hanno ricevuto il plauso del Garante per la protezione dei dati personali, come evidenziato nella Newsletter n.508 del 4 agosto 2023, sottolineano l’importanza di salvaguardare la privacy e l’anonimato dei segnalanti, assicurando al contempo un trattamento confidenziale delle informazioni ricevute.
Anche Confindustria ha contribuito a questo sforzo informativo, pubblicando una guida nell’ottobre 2023 che offre indicazioni operative alle aziende su come conformarsi alle nuove disposizioni legali. Questo impegno congiunto tra istituzioni pubbliche e rappresentanti del settore privato riflette la volontà di promuovere una cultura aziendale basata sulla legalità, trasparenza e responsabilità.
La finalità principale dietro l’introduzione del D.Lgs. 24/2023 è duplice: da un lato, si intende rafforzare la libertà di espressione e di informazione, inclusa la capacità di ricevere e divulgare informazioni in maniera libera; dall’altro, si mira a contrastare fenomeni di corruzione e cattiva amministrazione attraverso la prevenzione e il perseguimento delle violazioni normative. In questo modo, chi effettua segnalazioni contribuisce attivamente all’indagine e alla risoluzione di potenziali illeciti, sostenendo i principi fondamentali su cui si basano le istituzioni democratiche.
Nuove Norme per il Whistleblowing: Una Guida per le Aziende Italiane
Per le aziende del settore privato con un organico medio superiore a 249 dipendenti negli ultimi dodici mesi, sia con contratti a tempo determinato che indeterminato, la normativa è diventata applicabile già dalla metà di luglio 2023. Queste organizzazioni hanno dovuto implementare canali interni per la segnalazione di illeciti, assicurando al contempo la protezione e la riservatezza dei segnalanti.
Allo stesso modo, le realtà imprenditoriali di dimensioni minori, con meno di 249 lavoratori subordinati in media annua, hanno raggiunto il termine dell’adeguamento al 17 dicembre 2023. Il Decreto Legislativo ha imposto requisiti anche a entità operanti in settori sensibili quali i servizi finanziari, la prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, la tutela dell’ambiente e la sicurezza dei trasporti, indipendentemente dalla loro dimensione.
Questo ampio spettro di applicazione si estende ulteriormente a soggetti diversi da quelli precedentemente citati, purché rientrino nelle categorie definite dalla normativa europea e nazionale in materia di whistleblowing.
L’intento legislativo è stato quello di promuovere un clima aziendale fondato su legalità, trasparenza e responsabilità, incentivando la segnalazione protetta di condotte illecite.
Riflessioni a un Anno dall’Applicazione del D.Lgs. 24/2023: Il Calcolo della Forza Lavoro nelle Aziende Italiane
Da quando il Decreto Legislativo n. 24/2023 è entrato in vigore, le aziende italiane hanno dovuto navigare attraverso una serie di nuove normative in materia di whistleblowing, adattandosi a standard che mirano a rafforzare la trasparenza e a combattere la corruzione.
Un aspetto fondamentale di queste disposizioni riguarda il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati, un criterio chiave per determinare l’applicabilità delle norme alle varie entità aziendali.
Per le aziende esistenti prima dell’entrata in vigore del decreto, il punto di riferimento iniziale per il calcolo è stato l’anno solare 2022, immediatamente precedente all’applicazione della nuova normativa.
Questo ha significato che, per determinare la media annua dei lavoratori, le aziende hanno dovuto considerare i dati relativi al 31 dicembre 2022, per poi aggiornare annualmente questo calcolo facendo riferimento all’ultimo anno solare concluso.
Per le imprese di nuova costituzione, invece, il calcolo della media dei lavoratori si è basato sull’anno in corso, utilizzando i dati aggiornati trimestralmente e riflettendo nel calcolo il valore medio degli addetti come riportato nell’ultima visura camerale disponibile.
Questo approccio ha garantito che anche le nuove realtà imprenditoriali potessero adeguarsi tempestivamente alle disposizioni del decreto, rispettando i criteri previsti per la segnalazione di illeciti.
Un punto di discussione sollevato da Confindustria riguarda la metodologia di calcolo dei lavoratori.
L’associazione ha sottolineato la necessità di adottare un approccio che tenga conto non solo del numero complessivo di addetti ma anche della natura e della durata dei loro contratti di lavoro, suggerendo una valutazione più dettagliata rispetto al semplice computo “per teste”.
Ora, a distanza di tempo dall’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023, è essenziale che le aziende continuino a monitorare attentamente la propria forza lavoro e a valutare l’impatto delle normative sul whistleblowing sulle proprie politiche interne, assicurandosi di rimanere in piena conformità con la legge e contribuendo così alla creazione di un ambiente lavorativo etico e trasparente.
La Vasta Gamma di Soggetti Tutelati dalla Normativa sul Whistleblowing
La normativa introdotta dal Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 ha ampliato significativamente l’ambito di applicazione della protezione per i segnalanti di illeciti, estendendola ben oltre il tradizionale concetto di lavoratore dipendente. Al giorno d’oggi, la tutela si estende a una varietà di figure che operano sia nel settore pubblico che in quello privato, indipendentemente dalla natura formale del loro rapporto lavorativo con l’ente o l’amministrazione interessata.
Tra i soggetti tutelati rientrano non solo i lavoratori subordinati, ma anche coloro che intrattengono rapporti lavorativi temporanei o atipici con un’organizzazione. Questo include volontari, tirocinanti (sia retribuiti che non), individui in periodo di prova, e persino candidati che abbiano acquisito informazioni durante processi di selezione o fasi precontrattuali. Importante è sottolineare che la protezione si applica anche a chi ha cessato il proprio rapporto lavorativo, purché le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il rapporto stesso.
La normativa riconosce inoltre diritti specifici a lavoratori con contratti atipici, come quelli a tempo parziale o determinato, e a coloro che sono impiegati tramite agenzie di somministrazione lavoro. Le stesse garanzie sono estese a lavoratori autonomi, consulenti, subappaltatori e fornitori, così come agli azionisti e ai membri degli organi direttivi delle società.
Un aspetto particolarmente innovativo riguarda la tutela dei cosiddetti facilitatori, ovvero individui che assistono i segnalanti nel processo di denuncia in ambito lavorativo, la cui assistenza deve rimanere confidenziale. La protezione è estesa anche a terzi legati ai segnalanti da rapporti affettivi o di parentela fino al quarto grado, ai colleghi di lavoro e alle entità giuridiche associate al segnalante.
Ecco un elenco aggiornato dei soggetti tutelati dalla normativa:
- Lavoratori subordinati di enti del settore privato, inclusi coloro i cui rapporti di lavoro sono regolamentati dal D.Lgs. 81/2015. Questa categoria comprende rapporti di lavoro come part-time, intermittente, a termine, di somministrazione e di apprendistato, oltre alle prestazioni occasionali disciplinate dall’art. 54-bis del D.L. 50/2017, convertito con modificazioni dalla L. 96/2017.
- Lavoratori autonomi, inclusi quelli con contratti d’opera secondo l’art. 2222 del codice civile.
- Individui con rapporti di collaborazione regolati dall’art. 409 del c.p.c. e dall’art. 2 del D.Lgs. 81/2015, che operano sia nel settore pubblico che in quello privato.
- Liberi professionisti e consulenti che offrono servizi a enti pubblici o privati.
- Volontari e tirocinanti, sia retribuiti che non, impegnati presso organizzazioni pubbliche o private.
- Azionisti e persone che ricoprono ruoli di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche se tali funzioni sono svolte informalmente, all’interno di enti pubblici o privati.
L’inclusione di così tante categorie di lavoratori e collaboratori sottolinea l’impegno dell’Italia verso la creazione di un ambiente lavorativo più trasparente e giusto.
L’Estensione della Protezione per i Segnalanti: Una Guida alle Diverse Fasi del Rapporto di Lavoro
Con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo n. 24/2023, il quadro normativo italiano ha rafforzato significativamente la protezione dei segnalanti di illeciti, ampliando l’ambito di applicazione delle tutele a momenti cruciali del rapporto lavorativo.
Questa estensione garantisce che individui in diverse fasi della loro relazione lavorativa con un’entità possano segnalare violazioni in sicurezza, contribuendo efficacemente alla lotta contro la corruzione e alla promozione della trasparenza.
Le situazioni specifiche in cui la tutela dei segnalanti è garantita sono le seguenti:
- Prima dell’Inizio del Rapporto di Lavoro: La protezione si applica anche quando il rapporto giuridico con l’entità non è ancora iniziato. Questo include i casi in cui le informazioni riguardanti le violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi precontrattuali. Tale disposizione assicura che i potenziali dipendenti non siano svantaggiati per aver agito con integrità prima ancora di essere formalmente assunti.
- Durante il Periodo di Prova: Anche i lavoratori che si trovano in un periodo di prova sono pienamente tutelati qualora decidano di segnalare eventuali illeciti. Questo riconosce l’importanza di proteggere coloro che, nonostante siano all’inizio del loro percorso professionale all’interno di un’organizzazione, si imbattono e prendono posizione contro pratiche scorrette.
- Dopo la Cessazione del Rapporto di Lavoro: La legislazione estende la protezione anche a coloro che hanno terminato il loro rapporto lavorativo con un’entità, a condizione che le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il corso di tale rapporto. Ciò garantisce che ex dipendenti possano contribuire alla rivelazione di illeciti senza timore di ritorsioni, anche dopo aver lasciato l’organizzazione.
L’Ampliamento delle Tutele nel Whistleblowing: Chi è Protetto?
La normativa italiana sul whistleblowing, rafforzata dal Decreto Legislativo n. 24/2023, non solo protegge coloro che segnalano violazioni, ma estende significativamente le sue garanzie a vari altri soggetti coinvolti direttamente o indirettamente nel processo di segnalazione.
Questo approccio olistico alla protezione riflette la comprensione che l’efficacia della lotta contro la corruzione e la promozione della trasparenza dipendono dalla sicurezza di tutti i partecipanti.
Le categorie di soggetti tutelate includono:
- Facilitatori: Individui che forniscono assistenza ai segnalanti nel processo di segnalazione all’interno del contesto lavorativo. Questa assistenza, che deve rimanere confidenziale, è fondamentale per guidare i segnalanti attraverso procedure talvolta complesse, garantendo che le loro preoccupazioni siano adeguatamente indirizzate.
- Parenti e Persone Affettivamente Vicine: La protezione si estende ai membri della famiglia e alle persone legate da un rapporto stabile di affetto o di parentela fino al quarto grado con il segnalante o con chi ha presentato una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o ha effettuato una divulgazione pubblica. Questo riconosce che le ripercussioni di una segnalazione possono estendersi oltre l’individuo direttamente coinvolto.
- Colleghi di Lavoro: Anche i colleghi che condividono lo stesso contesto lavorativo del segnalante o della persona che ha intrapreso azioni legali o divulgazioni pubbliche sono tutelati. Ciò assicura che l’ambiente lavorativo rimanga sicuro e supportivo per coloro che sono vicini al segnalante.
- Enti Associati: Le misure di protezione coprono anche le organizzazioni di proprietà del segnalante o in cui il segnalante lavora, così come quelle che operano nello stesso contesto lavorativo. Questa disposizione mira a prevenire danni economici o reputazionali agli enti potenzialmente implicati nelle segnalazioni, garantendo un approccio equilibrato e giusto.
Capire le Segnalazioni nel Contesto del D.Lgs. 24/2023: Quali Violazioni Sono Coinvolte?
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 ha introdotto un quadro normativo chiaro e dettagliato riguardo alla segnalazione di violazioni nell’ambito delle organizzazioni, sia pubbliche che private.
Questa normativa mira a proteggere l’interesse pubblico e l’integrità delle amministrazioni coinvolte, incentivando la segnalazione responsabile di atti illeciti o di situazioni che potrebbero pregiudicarle.
Le segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di violazioni o fondati sospetti di violazioni delle normative nazionali e dell’Unione Europea.
Queste includono non solo atti già commessi ma anche potenziali illeciti che, sulla base di elementi concreti e indizi significativi, si ritiene possano essere perpetrati in futuro. Il decreto riconosce l’importanza di agire preventivamente, permettendo ai segnalanti di evidenziare irregolarità e anomalie che potrebbero indicare il rischio di violazioni.
Le tipologie di violazioni contemplate dal decreto abbracciano un ampio spettro di illeciti, che vanno oltre le tradizionali categorie civili, penali, amministrative o contabili. Questo approccio estensivo assicura una copertura completa in termini di tutela dell’interesse pubblico e dell’integrità delle entità coinvolte, promuovendo un ambiente lavorativo più sicuro e trasparente.
Le Violazioni Segnalabili e le Esclusioni Secondo il D.Lgs. 24/2023: Una Guida Dettagliata
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 ha definito con precisione le categorie di violazioni che possono essere oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica, stabilendo un quadro normativo che mira a proteggere l’interesse pubblico e l’integrità delle amministrazioni pubbliche e delle entità private. Allo stesso tempo, il decreto chiarisce quali tipi di informazioni non sono considerate segnalabili ai fini della protezione dei segnalanti.
Violazioni Segnalabili:
- Violazioni della Normativa UE e Nazionale: Comprendono illeciti commessi in violazione delle disposizioni dell’Unione Europea e delle normative nazionali che ne danno attuazione. Questo include un ampio spettro di materie come specificato nell’Allegato 1 del D.Lgs. 24/2023.
- Lesioni agli Interessi Finanziari dell’UE: Atti o omissioni che danneggiano gli interessi finanziari dell’Unione Europea, secondo quanto definito nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE.
- Compromissione del Mercato Interno: Violazioni che influenzano negativamente la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali all’interno dell’UE, inclusi atti contrari alle norme UE su concorrenza, aiuti di Stato e imposizione fiscale.
Esclusioni dalla Protezione:
- Informazioni Non Fondamentali o Pubblicamente Note: La normativa esclude dalla protezione le informazioni palesemente infondate, già completamente note al pubblico o basate su semplici indiscrezioni.
- Questioni di Interesse Personale: Non sono protette le segnalazioni che riguardano esclusivamente questioni personali del segnalante o di chi ha presentato la denuncia, legate ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico.
- Violazioni Già Discipline da Altre Normative: Sono escluse le segnalazioni di violazioni già oggetto di disposizioni obbligatorie secondo il diritto dell’Unione Europea o nazionale.
- Sicurezza Nazionale e Appalti di Difesa: Le questioni relative alla sicurezza nazionale e agli appalti nel settore della difesa o della sicurezza nazionale sono escluse, a meno che non rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.
Questa distinzione tra violazioni segnalabili e informazioni escluse dalla protezione sottolinea l’intento del legislatore di concentrare gli sforzi di segnalazione su questioni che hanno un impatto significativo sull’interesse pubblico e l’integrità delle istituzioni, garantendo al contempo che il sistema non sia sovraccarico da segnalazioni irrilevanti o infondate.
I Canali di Segnalazione nel Whistleblowing secondo il D.Lgs. 24/2023: Una Panoramica
Canali Interni di Segnalazione:
Il decreto sottolinea la preferenza per l’utilizzo di canali interni di segnalazione, istituiti direttamente all’interno degli enti interessati dalla normativa. Questa preferenza deriva dalla prossimità di questi canali alle questioni specifiche oggetto delle segnalazioni, permettendo così un trattamento più diretto e immediato delle informazioni ricevute.
La creazione e il mantenimento di canali interni efficaci sono visti come una componente essenziale per garantire la sicurezza dei segnalanti e l’efficacia delle indagini sulle violazioni segnalate.
Modalità Tradizionali di Segnalazione: Un Ponte tra Passato e Presente
Nonostante l’avvento delle tecnologie digitali, le modalità tradizionali di segnalazione mantengono un ruolo non trascurabile nel panorama del whistleblowing.
La raccomandazione di utilizzare un sistema di protocollazione riservata, come suggerito dalle linee guida ANAC, evidenzia l’importanza di preservare l’anonimato del segnalante attraverso procedure che separino i dati identificativi dalla segnalazione stessa.
Questo approccio rispecchia un equilibrio tra la necessità di garantire la confidenzialità e l’esigenza di validare l’affidabilità delle informazioni ricevute.
L’Impatto delle Tecnologie Informatiche sul Whistleblowing
Le piattaforme software rappresentano oggi uno dei principali canali attraverso cui vengono effettuate le segnalazioni di whistleblowing. L’impiego di misure di sicurezza avanzate e di strumenti di crittografia si rivela fondamentale per assicurare la protezione delle informazioni trasmesse, in linea con quanto previsto dall’art. 4 del decreto legislativo sul whistleblowing.
È cruciale, pertanto, che le organizzazioni adottino soluzioni tecnologiche che escludano l’uso di strumenti non idonei a garantire la necessaria riservatezza, come la posta ordinaria o la PEC, rafforzando così la fiducia dei potenziali segnalanti nel sistema.
La Modalità Orale: Un Canale Diretto di Comunicazione
La possibilità per i segnalanti di esprimersi oralmente attraverso incontri diretti o sistemi dedicati di messaggistica vocale o linee telefoniche rappresenta un’ulteriore dimensione del sistema di whistleblowing. Questa opzione risponde alla necessità di offrire canali accessibili e sicuri per coloro che preferiscono comunicare le proprie segnalazioni verbalmente, garantendo al contempo un livello adeguato di anonimato e protezione.
Canali Esterni di Segnalazione:
Nonostante la priorità data ai canali interni, il D.Lgs. 24/2023 riconosce anche l’importanza di canali esterni di segnalazione, in particolare quelli attivati presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). L’accesso a questi canali esterni è previsto in circostanze specifiche, delineate dal legislatore, offrendo ai segnalanti una via alternativa qualora le condizioni interne non permettano una segnalazione sicura o efficace.
Questa strutturazione bilanciata tra canali interni ed esterni riflette l’intento del legislatore di promuovere la risoluzione delle questioni all’interno delle organizzazioni, pur fornendo salvaguardie aggiuntive per proteggere i segnalanti e assicurare che le violazioni vengano adeguatamente indirizzate.
Consultazione delle Rappresentanze Sindacali nel Contesto del D.Lgs. 24/2023
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 sottolinea l’importanza della collaborazione tra i datori di lavoro sia nel settore pubblico che in quello privato e le rappresentanze sindacali per la creazione di un ambiente di lavoro trasparente e sicuro.
In particolare, il decreto prevede che, nell’ambito dell’adozione e dell’implementazione di politiche interne, comprese quelle relative ai canali di segnalazione del whistleblowing, sia necessario consultare preventivamente le rappresentanze o le organizzazioni sindacali.
Questa disposizione riconosce il ruolo cruciale che le organizzazioni sindacali svolgono nella tutela dei diritti dei lavoratori e nella promozione di pratiche lavorative etiche e trasparenti. La consultazione con le rappresentanze sindacali mira a garantire che le politiche adottate siano non solo conformi alla normativa vigente ma anche equilibrate e rispettose dei diritti e delle esigenze dei lavoratori.
Attraverso questo processo collaborativo, i soggetti del settore pubblico e privato possono beneficiare di un dialogo costruttivo con le rappresentanze sindacali, contribuendo a creare un clima di fiducia e cooperazione che facilita la segnalazione di illeciti e rafforza la cultura dell’integrità all’interno delle organizzazioni.
Creazione di Canali di Segnalazione Protetti nel Contesto del D.Lgs. 81/2015
I canali di segnalazione devono essere progettati per garantire la massima riservatezza, facendo anche ricorso a strumenti di crittografia avanzati. Questo approccio è fondamentale per proteggere l’identità non solo della persona che effettua la segnalazione, ma anche di quelle coinvolte o menzionate nella segnalazione stessa. Inoltre, è essenziale assicurare la confidenzialità del contenuto della segnalazione e di qualsiasi documentazione correlata.
L’implementazione di queste misure dimostra l’impegno nell’assicurare un ambiente lavorativo in cui i lavoratori possano esprimere preoccupazioni relative a possibili illeciti senza timore di ritorsioni, contribuendo significativamente all’integrità e alla trasparenza organizzativa
Gestione Specializzata dei Canali di Segnalazione di Illeciti
Una componente fondamentale del quadro normativo introdotto per la segnalazione di illeciti (whistleblowing) è la gestione dei canali di segnalazione. La normativa vigente prevede che tali canali siano gestiti in modo professionale e specializzato, al fine di garantire l’efficacia del sistema di segnalazione e la protezione dei segnalanti.
In particolare, la gestione del canale di segnalazione può essere affidata sia internamente che esternamente:
- Gestione Interna: Quando la gestione è interna, è responsabilità di una persona o di un ufficio autonomo all’interno dell’organizzazione. Questo ufficio o questa persona deve essere dedicato esclusivamente alla gestione del canale di segnalazione e dotato di personale specificamente formato per questo compito. L’autonomia e la formazione specifica sono cruciali per assicurare che le segnalazioni siano trattate in modo confidenziale, imparziale e competente.
- Gestione Esterna: Alternativamente, la gestione del canale può essere affidata a un soggetto esterno all’organizzazione. Anche in questo caso, è essenziale che il soggetto esterno sia autonomo e disponga di personale specificamente formato per la gestione delle segnalazioni. L’opzione di una gestione esterna può offrire ulteriori garanzie di imparzialità e professionalità, oltre a potenziare la fiducia dei potenziali segnalanti nella riservatezza e nell’efficacia del processo.
La scelta tra gestione interna ed esterna dipende dalle specifiche esigenze e dalla struttura dell’organizzazione, ma in entrambi i casi, l’enfasi è posta sulla necessità di assicurare competenza, autonomia e formazione specifica per coloro che sono incaricati di gestire le segnalazioni di illeciti.
Modalità di Segnalazione di Illeciti: Scritte e Orali
La normativa attuale sul whistleblowing prevede che le segnalazioni di illeciti possano essere effettuate attraverso diverse modalità, garantendo così l’accessibilità e l’adattabilità ai diversi bisogni dei segnalanti. Queste modalità comprendono sia forme scritte che orali, con l’obiettivo di facilitare il processo di segnalazione e incoraggiare la comunicazione di potenziali illeciti.
Segnalazioni Scritte: Le segnalazioni possono essere presentate in forma scritta, utilizzando sia mezzi tradizionali che piattaforme informatiche. Questo permette ai segnalanti di documentare dettagliatamente le loro osservazioni e preoccupazioni, contribuendo a una maggiore chiarezza e facilitando l’analisi delle informazioni fornite.
Segnalazioni Orali:
- Linee Telefoniche e Messaggistica Vocale: Per le segnalazioni orali, le organizzazioni devono mettere a disposizione linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale. Questi strumenti consentono ai segnalanti di esprimere le proprie preoccupazioni in modo diretto e personale, pur mantenendo la possibilità di anonimato se desiderato.
- Incontri Diretti: In aggiunta, se richiesto dal segnalante, è possibile organizzare un incontro diretto con i responsabili della gestione delle segnalazioni. Questi incontri devono essere fissati entro un termine ragionevole, ad esempio entro 10 o 15 giorni dalla richiesta, per discutere la segnalazione in maniera più dettagliata e personale.
Procedure per gli Incontri Diretti nel Processo di Whistleblowing
Nel contesto del whistleblowing, gli incontri diretti tra i segnalanti e i responsabili della gestione delle segnalazioni rivestono un’importanza cruciale. Questi incontri permettono di discutere le segnalazioni in dettaglio, offrendo al segnalante l’opportunità di esprimere le proprie preoccupazioni in un ambiente sicuro e riservato. Per assicurare la massima riservatezza e l’accuratezza della documentazione di tali incontri, sono state stabilite procedure specifiche:
- Luogo dell’Incontro: È essenziale che l’incontro si svolga in un luogo che garantisca la completa riservatezza del segnalante. Questo aspetto è fondamentale per proteggere l’identità del segnalante e per incoraggiare la comunicazione aperta e onesta.
- Registrazione dell’Incontro:
- Con il consenso del segnalante, è consigliabile procedere alla registrazione dell’incontro utilizzando dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto. Questo approccio garantisce un resoconto fedele dell’incontro, preservando l’integrità delle informazioni condivise.
- Nel caso in cui la registrazione non sia possibile (ad esempio, a causa della mancanza di consenso del segnalante o dell’assenza di strumenti adeguati), è necessario redigere un verbale dettagliato dell’incontro.
Verbale dell’Incontro:
- Il verbale deve riflettere accuratamente il contenuto della discussione, includendo tutti gli aspetti rilevanti trattati durante l’incontro.
- Al termine dell’incontro, il verbale deve essere sottoscritto sia dalla persona segnalante che dal soggetto responsabile della ricezione della dichiarazione. Questo passaggio è cruciale per confermare l’accuratezza delle informazioni riportate e per garantire che entrambe le parti accettino il resoconto dell’incontro.
Gestione Post-Incontro e Opzioni di Esternalizzazione nel Whistleblowing
Una volta tenuto l’incontro diretto tra il segnalante e i responsabili delle segnalazioni, la procedura prevede alcuni passaggi essenziali per assicurare trasparenza, sicurezza e riservatezza:
- Consegna del Verbale al Segnalante: È fondamentale che una copia del verbale redatto durante l’incontro venga consegnata al segnalante. Questo non solo garantisce trasparenza e fiducia nel processo ma permette anche al segnalante di avere un resoconto ufficiale di quanto discusso.
- Esternalizzazione del Servizio di Gestione delle Segnalazioni:
- Nel caso in cui un’impresa decida di affidare la gestione delle segnalazioni a un soggetto esterno, sia esso una persona fisica o una società, è raccomandato includere nel contratto la possibilità per il segnalante di richiedere un’audizione in locali diversi da quelli aziendali. Questo può includere gli uffici del gestore esterno, offrendo così un ulteriore livello di neutralità e riservatezza.
- La specifica inclusione di questa opzione nel contratto assicura che sia chiaramente riconosciuto il diritto del segnalante a un incontro in un ambiente considerato sicuro e neutrale, potenzialmente aumentando la sua disponibilità a partecipare al processo di segnalazione.
Procedure di Inoltro e Divulgazione delle Segnalazioni di Illeciti
La normativa sul whistleblowing prevede meccanismi chiari per assicurare che le segnalazioni di illeciti siano gestite efficacemente, anche quando non vengono direttamente presentate al soggetto competente designato all’interno dell’organizzazione.
Inoltro delle Segnalazioni:
- Quando una segnalazione interna viene presentata ad un soggetto diverso da quello autorizzato a gestirla, vi è l’obbligo di trasmettere tale segnalazione al soggetto competente entro sette giorni dal suo ricevimento.
- Contestualmente all’inoltro, deve essere data notizia della trasmissione alla persona che ha effettuato la segnalazione. Questo passaggio è cruciale per mantenere il segnalante informato sullo stato della propria segnalazione e per rafforzare la fiducia nel processo di gestione delle segnalazioni.
Divulgazione delle Informazioni sui Siti Internet:
- I soggetti appartenenti sia al settore pubblico che a quello privato, qualora dispongano di un proprio sito internet, sono tenuti a pubblicare informazioni relative alle procedure di segnalazione di illeciti in una sezione dedicata del loro sito web.
- Questa disposizione mira a garantire trasparenza e accessibilità, fornendo ai potenziali segnalanti tutte le informazioni necessarie per comprendere come e a chi presentare una segnalazione di illecito.
Opzioni Flessibili per i Canali Interni di Segnalazione
La normativa sul whistleblowing riconosce l’importanza dei canali interni di segnalazione come strumento cruciale per la rilevazione e la gestione delle segnalazioni di illeciti. Tuttavia, comprende anche la necessità di flessibilità per le organizzazioni di dimensioni minori, sia nel settore privato che in quello pubblico.
Canale Interno Condiviso nel Settore Privato:
- Le aziende del settore privato che, nell’ultimo anno, hanno impiegato una media di lavoratori subordinati (con contratto a tempo determinato o indeterminato) non superiore a 249 possono optare per l’utilizzo di un canale interno condiviso anziché istituire un proprio canale dedicato. Questa opzione consente alle piccole e medie imprese (PMI) di rispettare gli obblighi normativi in modo più gestibile e meno oneroso.
Estensione alle Pubbliche Amministrazioni e agli Enti Pubblici di Piccole Dimensioni:
- L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) può determinare che anche le pubbliche amministrazioni e gli enti pubblici di piccole dimensioni siano autorizzati a fruire di un canale interno condiviso. Questa disposizione mira a estendere la flessibilità operativa anche al settore pubblico, facilitando la gestione delle segnalazioni in enti con risorse limitate.
Aspetti Normativi e Requisiti Legali dei Canali Interni di Whistleblowing
Nell’ambito della regolamentazione dei canali interni di whistleblowing, il decreto whistleblowing 24/2023 e le relative Linee guida ANAC delineano un quadro normativo dettagliato, volto a garantire la corretta implementazione e gestione di tali canali. Tuttavia, un aspetto fondamentale che va oltre la strutturazione tecnica e operativa dei canali riguarda la protezione dei dati personali, come sancito dal Regolamento (UE) 2016/679, noto come GDPR.
Il GDPR e la Gestione dei Dati nel Whistleblowing
La gestione dei canali di segnalazione interni implica inevitabilmente il trattamento di dati personali, che possono includere non solo le informazioni relative alla persona segnalata o ad altri individui coinvolti, ma anche l’identità del segnalante. In questo contesto, il GDPR svolge un ruolo cruciale, imponendo agli operatori dei canali di adottare misure adeguate per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati.
Principi di Privacy by Design e by Default
Un elemento chiave nella conformità al GDPR è rappresentato dai principi di “privacy by design” e “privacy by default”, introdotti dall’art. 25 del Regolamento. Questi principi richiedono che la protezione dei dati personali sia integrata nella progettazione dei sistemi e dei processi aziendali fin dall’inizio, e che le impostazioni predefinite offrano il massimo grado di privacy possibile. Ciò significa che, nella creazione o nell’adattamento dei canali di segnalazione di whistleblowing, è necessario prevedere meccanismi che minimizzino il trattamento dei dati personali e ne garantiscano la protezione in ogni fase del processo.
Sfide e Responsabilità per i Gestori dei Canali
I gestori dei canali interni di segnalazione si trovano quindi a dover navigare in un contesto normativo complesso, dove la necessità di facilitare le segnalazioni di illeciti si intreccia con l’obbligo di tutelare i dati personali coinvolti.
Questo richiede non solo una profonda conoscenza delle normative applicabili ma anche la capacità di implementare soluzioni tecniche e procedurali che rispondano efficacemente a entrambe le esigenze. La sfida per gli operatori è quella di bilanciare questi aspetti, garantendo al tempo stesso trasparenza, sicurezza e riservatezza, pilastri fondamentali per la fiducia nel sistema di whistleblowing e per la sua efficacia nel lungo termine.
Misure di Sicurezza e Protezione dei Dati nei Canali di Segnalazione Whistleblowing
La sicurezza dei dati personali rappresenta un pilastro fondamentale nella gestione dei canali di segnalazione whistleblowing. Questo aspetto assume particolare rilevanza non solo nell’ambito della selezione degli strumenti tecnologici, come la crittografia per le piattaforme software, ma anche nella definizione delle politiche e delle procedure aziendali, in linea con quanto previsto dall’art. 32 del GDPR.
L’Importanza dell’Art. 32 GDPR per i Canali di Whistleblowing
L’art. 32 del GDPR stabilisce l’obbligo per i responsabili del trattamento dei dati di implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, includendo, tra l’altro, la protezione della riservatezza e l’integrità dei dati. Nel contesto dei canali di segnalazione whistleblowing, ciò implica l’adozione di sistemi che assicurino che l’accesso alle informazioni sia limitato esclusivamente al personale autorizzato, attraverso procedure formali di nomina e sistemi di controllo degli accessi.
Implementazione delle Misure di Sicurezza: Una Necessità Multidimensionale
La sicurezza dei canali di segnalazione richiede un approccio olistico che integri tecnologie avanzate, come la crittografia, con politiche organizzative solide. È fondamentale che ogni aspetto del trattamento dei dati – dalla raccolta alla conservazione fino all’eventuale condivisione delle segnalazioni – sia gestito in modo da preservare la riservatezza delle informazioni e prevenire accessi non autorizzati. Questo include la formazione specifica del personale incaricato della gestione delle segnalazioni, per assicurare una piena consapevolezza delle responsabilità legali e delle migliori pratiche in materia di protezione dei dati.
Sfide e Opportunità nella Protezione dei Dati nel Whistleblowing
L’adeguamento ai requisiti dell’art. 32 del GDPR rappresenta una sfida significativa per le organizzazioni, ma offre anche l’opportunità di rafforzare la fiducia dei dipendenti nel sistema di whistleblowing. Garantire che le segnalazioni possano essere effettuate in un ambiente sicuro e protetto non solo è un obbligo legale, ma contribuisce anche a creare una cultura aziendale basata sulla trasparenza e sull’integrità. In questo contesto, le misure di sicurezza adottate diventano un elemento chiave per la protezione dei diritti dei segnalanti e per l’efficacia generale del sistema di whistleblowing.
La Riservatezza nel Whistleblowing: Un Punto Nodale del Decreto Legislativo
L’articolo 4 del decreto legislativo sul whistleblowing pone un’enfasi particolare sulla garanzia di riservatezza dei canali di segnalazione, sottolineando il suo ruolo cruciale non solo come misura di protezione per il segnalante ma anche come elemento chiave per l’efficacia del sistema di whistleblowing stesso. Questa disposizione normativa mira a creare un ambiente sicuro in cui i lavoratori possano esprimere le proprie preoccupazioni senza timore di ritorsioni o di compromissione della propria identità.
Implicazioni Sanzionatorie e Accesso al Canale Esterno dell’ANAC
La mancata garanzia di riservatezza non espone solamente l’azienda a rischi di carattere sanzionatorio, ma rappresenta anche uno dei presupposti che legittimano il segnalante a rivolgersi direttamente al canale esterno gestito dall’ANAC, come delineato nell’articolo 6 del decreto. Questo meccanismo è progettato per offrire un’ulteriore salvaguardia ai segnalanti, assicurando che le loro segnalazioni possano essere gestite in modo imparziale e protetto anche al di fuori dell’ambito aziendale, qualora i canali interni non soddisfino i requisiti di confidenzialità imposti dalla legge.
La Centralità della Riservatezza per la Fiducia nel Sistema di Whistleblowing
La garanzia di riservatezza è fondamentale per mantenere e rafforzare la fiducia nel sistema di whistleblowing. Senza la certezza che le proprie segnalazioni saranno trattate con il massimo grado di discrezione, i potenziali segnalanti potrebbero essere scoraggiati dal segnalare irregolarità o comportamenti illeciti. Pertanto, l’implementazione efficace delle misure di riservatezza diventa un pilastro per la prevenzione della corruzione e la promozione di un ambiente lavorativo etico e trasparente.
Verso una Cultura Aziendale di Apertura e Integrità
L’articolo 4 del decreto legislativo sul whistleblowing sottolinea l’importanza di integrare la cultura della riservatezza e della protezione dei segnalanti all’interno delle politiche aziendali. Creare canali di segnalazione che rispettino pienamente la privacy dei segnalanti è un passo fondamentale verso lo sviluppo di una cultura aziendale che valorizza l’integrità, la trasparenza e la responsabilità. In questo contesto, le aziende sono chiamate a rivedere e adeguare continuamente le proprie pratiche per garantire che i diritti dei segnalanti siano sempre protetti e promossi.
Canali Esterni di Segnalazione nel Whistleblowing: Il Ruolo dell’ANAC
Il D.lgs. 24/2023 stabilisce un quadro normativo per la segnalazione di illeciti che valorizza l’utilizzo dei canali interni all’interno delle organizzazioni, sia nel settore pubblico che in quello privato. Tuttavia, riconosce anche situazioni in cui può essere necessario o preferibile ricorrere a un canale esterno.
Opzione del Canale Esterno:
- Oltre ai canali interni, il decreto legislativo offre ai soggetti dei settori pubblico e privato la possibilità di effettuare segnalazioni attraverso un canale esterno. Questa opzione è particolarmente rilevante quando le circostanze non permettono una segnalazione interna efficace o sicura.
Gestione del Canale Esterno da Parte dell’ANAC:
- L’ANAC è incaricata di attivare e gestire il canale esterno di segnalazione. Questo organismo garantisce la riservatezza dell’identità dei segnalanti, delle persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della documentazione correlata, ricorrendo anche a strumenti di crittografia per proteggere le informazioni.
Condizioni per la Segnalazione Esterna:
Nel quadro normativo relativo al whistleblowing, il D.lgs. 24/2023 prevede specifiche circostanze in cui i segnalanti possono ricorrere a un canale esterno per la segnalazione di illeciti, oltre ai canali interni previsti all’interno delle organizzazioni.
Condizioni per Ricorrere al Canale Esterno:
- Mancata Attivazione o Non Conformità del Canale Interno: La segnalazione esterna è permessa se, nel contesto lavorativo del segnalante, non è prevista o non è stata attivata un’opzione obbligatoria per il canale di segnalazione interna, oppure se il canale esistente non rispetta i requisiti normativi.
- Mancato Seguito a una Segnalazione Interna Precedente: Se una segnalazione interna già effettuata non ha ricevuto adeguato seguito.
- Rischio di Ritorsioni o Mancato Seguito Efficace: Se il segnalante ha motivi fondati per credere che una segnalazione interna non sarebbe efficacemente perseguita o potrebbe esporlo a ritorsioni.
- Pericolo Imminente per il Pubblico Interesse: Se esiste un fondato motivo di ritenere che la violazione rappresenti un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico.
Modalità di Effettuazione delle Segnalazioni Esterne:
- Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta attraverso una piattaforma informatica dedicata, oppure oralmente tramite linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale. In alternativa, su richiesta del segnalante, è possibile organizzare un incontro diretto entro un termine ragionevole (ad esempio, 10/15 giorni).
- Nel caso in cui la segnalazione esterna sia presentata a un soggetto diverso dall’ANAC, questa deve essere inoltrata all’ANAC entro sette giorni dalla ricezione, informando contestualmente il segnalante della trasmissione.
Principi Fondamentali nella Gestione delle Segnalazioni di Illeciti e Protezione dei Segnalanti
Il D.lgs. 24/2023 stabilisce linee guida chiare per la trattazione delle segnalazioni di illeciti e per la protezione dei segnalanti, sottolineando l’importanza di una gestione accurata e rispettosa dei diritti dei lavoratori.
Irrelevanza dei Motivi della Segnalazione:
- I motivi personali che spingono un individuo a segnalare, denunciare o divulgare pubblicamente un illecito non influenzano la valutazione della segnalazione né la protezione del segnalante da misure ritorsive. Questo principio assicura che l’attenzione sia focalizzata sul contenuto della segnalazione piuttosto che sulle motivazioni del segnalante.
Dettagli Necessari nella Segnalazione:
- È essenziale che la segnalazione includa informazioni dettagliate riguardanti le circostanze di tempo e luogo dell’evento segnalato, una descrizione accurata dell’illecito e dati che permettano di identificare il soggetto responsabile. L’allegato di documenti supportivi e l’indicazione di testimoni potenziali sono ulteriormente utili per corroborare i fatti segnalati.
Richiesta di Elementi Integrativi:
- In caso di segnalazioni incomplete, il responsabile della loro gestione ha il diritto di richiedere informazioni aggiuntive al segnalante, sia attraverso il canale dedicato sia direttamente, se è stata richiesta un’incontro faccia a faccia.
Trattamento delle Segnalazioni Anonime:
Le segnalazioni anonime che siano dettagliate, circostanziate e supportate da documentazione adeguata possono essere considerate alla stessa stregua delle segnalazioni ordinarie e trattate secondo i regolamenti interni. Queste segnalazioni devono essere registrate e la documentazione associata conservata. Importante è che, se un segnalante anonimo viene identificato in seguito e ha subito ritorsioni, gli vengano garantite le stesse tutele previste per i segnalatori non anonimi.
Divulgazione Pubblica di Illeciti secondo il D.Lgs. 24/2023
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 estende le opzioni a disposizione dei segnalanti di illeciti, includendo la possibilità di procedere con una divulgazione pubblica. Tale opzione consente di portare all’attenzione del pubblico informazioni su violazioni, utilizzando mezzi di comunicazione di massa come la stampa, i canali elettronici o altri strumenti capaci di raggiungere un ampio pubblico.
Condizioni per la Divulgazione Pubblica:
- Mancato Riscontro a una Segnalazione Interna e Esterna:
- La divulgazione pubblica è consentita dopo che una segnalazione interna non ha ricevuto risposta nei termini previsti e una successiva segnalazione esterna all’ANAC è rimasta anch’essa senza riscontro entro un lasso di tempo ragionevole.
- Mancato Riscontro da Parte dell’ANAC a una Segnalazione Esterna Diretta:
- È possibile procedere alla divulgazione pubblica se, dopo aver effettuato direttamente una segnalazione esterna all’ANAC, il segnalante non riceve informazioni sulle misure adottate per dare seguito alla segnalazione entro un periodo considerato ragionevole.
- Rischio Imminente per il Pubblico Interesse:
- La divulgazione pubblica può essere effettuata direttamente dal segnalante se esistono motivi fondati, basati su circostanze concrete e non su supposizioni, per ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico.
- Rischio di Ritorsioni o Mancato Seguito Efficace a una Segnalazione Esterna:
- È consentito ricorrere alla divulgazione pubblica se il segnalante ha motivi validi per credere che procedere con una segnalazione esterna possa esporlo a ritorsioni o che tale segnalazione non sarebbe efficacemente perseguita.
Possibilità di Rivolgersi alle Autorità Giudiziarie secondo il D.Lgs. 24/2023
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 rafforza il sistema di tutela per i segnalanti di illeciti, riconoscendo esplicitamente il diritto di questi ultimi a inoltrare una denuncia alle Autorità giudiziarie riguardante condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza attraverso la loro attività lavorativa. Questa disposizione si applica indistintamente ai lavoratori dei settori pubblico e privato, offrendo un ulteriore canale di segnalazione al di là di quelli interni all’organizzazione o esterni gestiti dall’ANAC.
Punti Chiave:
- Ampio Raggio di Applicazione: La norma si applica a tutti i soggetti che, nel contesto del loro lavoro, siano venuti a conoscenza di condotte illecite. Questo include dipendenti di enti pubblici e aziende private.
- Rivolgimento alle Autorità Giudiziarie: I segnalanti hanno la possibilità di presentare direttamente una denuncia alle Autorità giudiziarie, aggiungendo un livello significativo di protezione legale e garantendo che le segnalazioni possano essere perseguite anche attraverso canali giudiziari.
Gestione Efficace delle Segnalazioni di Whistleblowing: Norme e Pratiche
La gestione delle segnalazioni di whistleblowing è un processo chiave per mantenere l’integrità e la trasparenza all’interno delle organizzazioni. Il decreto legislativo 24/2023 fornisce una guida dettagliata su come le aziende dovrebbero trattare tali segnalazioni, evidenziando l’importanza di un approccio strutturato e responsabile.
Responsabilità del Gestore del Canale Interno
Secondo l’articolo 5, primo comma, del decreto legislativo 24/2023, il gestore del canale interno è incaricato di svolgere una serie di azioni cruciali una volta ricevuta una segnalazione:
- Emettere un avviso di ricevimento alla persona segnalante entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione.
- Mantenere un dialogo con il segnalante, richiedendo eventuali integrazioni se necessario.
- Dare seguito in maniera diligente alle segnalazioni ricevute.
- Fornire un riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Criteri per la Scelta del Canale di Segnalazione Interno
La legge riconosce l’importanza di fornire ai segnalanti opzioni diverse per la modalità di segnalazione (scritta o orale), lasciando alle aziende la libertà di definire il canale più adatto in base alla propria organizzazione.
La selezione del canale dovrebbe basarsi su criteri di accessibilità ed efficacia, considerando vari fattori come la dimensione aziendale, le risorse disponibili e la funzionalità rispetto alle figure coinvolte nella gestione delle segnalazioni, sia interne che esterne all’organizzazione.
Verso una Cultura Aziendale Aperta e Responsabile
L’adozione di pratiche trasparenti e responsabili nella gestione delle segnalazioni di whistleblowing non solo è essenziale per conformarsi alla normativa vigente, ma rappresenta anche un passo fondamentale verso la costruzione di una cultura aziendale basata sull’integrità e sulla fiducia.
Garantire che i segnalanti possano esprimere le proprie preoccupazioni senza timore di ritorsioni è cruciale per identificare e risolvere tempestivamente problemi interni, contribuendo così alla salute e alla sostenibilità dell’organizzazione nel lungo termine.
Il Ruolo Cruciale delle Indagini Interne nel Contesto del Whistleblowing
I sistemi di whistleblowing rappresentano un elemento chiave nel rilevamento e nella gestione delle non conformità all’interno delle organizzazioni.
Essi fungono da catalizzatori per l’avvio delle cosiddette indagini interne, processi dettagliati di analisi condotti dall’ente per esaminare segnalazioni di possibili violazioni normative o di regolamenti interni.
Queste attività di approfondimento hanno lo scopo non solo di identificare e, ove possibile, prevenire azioni che potrebbero danneggiare l’ente o i suoi dipendenti ma anche di mitigare responsabilità civili, amministrative o penali che ne potrebbero derivare.
Strategie Difensive e Condotta Riparatoria: Benefici delle Indagini Interne
Le indagini interne offrono all’organizzazione la possibilità di sviluppare strategie difensive efficaci, particolarmente rilevanti in caso di responsabilità ai sensi del D. Lgs. 231/2001.
Questo processo permette all’ente di adottare misure riparatorie che, oltre a limitare le conseguenze legali, possono contribuire a preservare la reputazione aziendale, dimostrando l’impegno dell’organizzazione a correggere proattivamente le irregolarità e a distanziarsi da qualsiasi vantaggio potenzialmente ottenuto attraverso comportamenti illeciti.
La Normativa sulle Indagini Interne: Un Quadro Ancora da Completare
Nonostante la loro importanza, l’ordinamento giuridico italiano non prevede ancora una disciplina organica e generale per le indagini interne, ad eccezione delle investigazioni difensive.
Queste ultime, condotte da avvocati difensori con un mandato specifico per la raccolta di elementi probatori a favore del proprio assistito in contesti penali, sono regolate dagli articoli 327bis e seguenti del codice di procedura penale.
Questa lacuna normativa solleva questioni sulla standardizzazione delle pratiche di indagine interna e sull’efficacia delle misure adottate dalle organizzazioni per rispondere alle segnalazioni di whistleblowing.
Le Disposizioni dell’Articolo 5 del Decreto Whistleblowing
L’articolo 5 del Decreto introduce specifiche attività che devono essere svolte dai gestori dei canali di segnalazione interna, tra cui l’emissione di un avviso di ricevimento al segnalante entro sette giorni e la possibilità di richiedere integrazioni alla segnalazione.
Inoltre, impone l’obbligo di fornire un riscontro entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione. Sebbene queste disposizioni stabiliscano delle linee guida generali per la gestione delle segnalazioni, non delineano dettagliatamente le procedure per un’effettiva indagine interna.
La Necessità di Procedure Chiare per le Indagini Interne
La mancanza di indicazioni specifiche su come condurre un “diligente seguito” alle segnalazioni solleva la necessità per gli enti di sviluppare autonomamente procedure chiare e trasparenti per l’analisi e la valutazione delle segnalazioni di whistleblowing. Questo approccio lascia spazio a interpretazioni soggettive e potrebbe portare a disparità nel trattamento delle segnalazioni all’interno di diverse organizzazioni.
Verso una Maggiore Specificità Normativa
Per garantire l’efficacia del sistema di whistleblowing e proteggere adeguatamente i segnalanti, è essenziale che il legislatore intervenga fornendo una normativa più dettagliata e specifica sulle indagini interne. Questo non solo colmerebbe le lacune esistenti ma contribuirebbe anche a standardizzare le pratiche di gestione delle segnalazioni, assicurando che ogni caso venga trattato con la dovuta diligenza e imparzialità.
Best Practices e Normative nelle Indagini Interne: Uno Sguardo alla ISO 37008
Le indagini interne rappresentano uno strumento fondamentale per le organizzazioni che mirano a mantenere un ambiente di lavoro etico e conforme alle normative vigenti. La loro gestione, tuttavia, deve navigare attraverso le complesse acque del diritto del lavoro, della protezione dei dati personali e del diritto processuale penale italiano. In questo contesto, l’adozione di best practices consolidate e la conformità alle normative specifiche diventano essenziali.
Lo Standard ISO 37008: Una Guida per le Indagini Interne
Pubblicata a luglio 2023, la ISO 37008 – “Internal Investigations of Organizations – Guidance” emerge come uno strumento prezioso per le organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore, offrendo una guida per la conduzione di indagini interne. Questo standard internazionale sottolinea l’importanza delle indagini interne come parte integrante della gestione organizzativa, confermando il loro ruolo cruciale nel mantenimento di un efficace sistema di compliance.
Obiettivi e Processi delle Indagini Interne Secondo la ISO 37008
La ISO 37008 definisce le indagini interne come processi professionali volti all’accertamento dei fatti relativi a presunti o sospetti illeciti, quali corruzione, frodi, molestie o discriminazioni. Gli obiettivi di tali indagini includono:
- La presa di decisioni informate in caso di violazioni delle leggi, regolamenti, politiche interne o etiche aziendali.
- La comprensione delle cause alla base delle violazioni.
- La valutazione dell’accuratezza delle accuse o preoccupazioni.
- La stima delle perdite finanziarie subite dall’organizzazione.
- L’attenuazione della responsabilità dell’organizzazione e/o del suo management.
- L’implementazione di misure di mitigazione per prevenire future non conformità.
- Il rafforzamento della cultura della compliance e dell’etica aziendale.
- La segnalazione alle autorità competenti o alle parti interessate quando necessario.
- La determinazione delle sanzioni appropriate per il management e/o i dipendenti coinvolti.
La Norma ISO 37008: Un Faro nelle Indagini Interne per le Organizzazioni
La Norma ISO 37008 emerge come un punto di riferimento essenziale per le organizzazioni che cercano di navigare le complessità delle indagini interne. Con l’obiettivo di riflettere le migliori pratiche e metodologie, questa norma mira a guidare le organizzazioni nel condurre indagini in modo conforme ai principi di indipendenza, riservatezza, competenza, professionalità, obiettività, imparzialità e legalità.
Struttura delle Indagini Interne Secondo la ISO 37008
La Norma ISO 37008 struttura il processo investigativo in tre fasi distinte, ciascuna fondamentale per l’efficacia dell’indagine:
- Fase Pre-Investigativa: Questa fase preliminare è dedicata alla valutazione delle accuse in termini di serietà e credibilità, alla definizione dell’ambito dell’indagine e alla pianificazione delle azioni da intraprendere. È un momento cruciale che stabilisce le fondamenta per un’indagine efficace.
- Fase Investigativa: La fase centrale dell’indagine implica la raccolta attiva di documentazione e informazioni, inclusa la conduzione di interviste, sempre nel rispetto della privacy dei coinvolti e della riservatezza delle informazioni raccolte. Questa fase richiede un elevato livello di competenza e professionalità per garantire che le prove siano raccolte in modo etico e legale.
- Fase Post-Investigativa: L’ultima fase si concentra sul reporting dei risultati dell’indagine e sulla proposta di misure correttive basate sui risultati ottenuti. Questo include la realizzazione di un piano di rimedi (remediation plan) per mitigare l’impatto delle violazioni scoperte e migliorare i controlli interni, affrontando le cause alla base delle violazioni.
Protezione della Riservatezza e Misure Antiritorsione nel Whistleblowing
Il D.Lgs. 24/2023 stabilisce rigorosi requisiti per le amministrazioni, gli enti che ricevono segnalazioni di illeciti e per l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), affinché garantiscano la riservatezza dell’identità dei segnalanti. Queste misure sono fondamentali per prevenire l’esposizione dei segnalanti a misure ritorsive.
Riservatezza dell’Identità del Segnalante:
- L’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante si estende a tutte le informazioni che potrebbero rivelarla, direttamente o indirettamente. Questa riservatezza deve essere mantenuta senza il consenso esplicito del segnalante, limitando la divulgazione delle informazioni esclusivamente alle persone autorizzate a trattare le segnalazioni secondo il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Procedimenti Disciplinari:
- Nei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non può essere rivelata se l’accusa si basa su indagini indipendenti dalla segnalazione. Se la contestazione deriva dalla segnalazione e conoscere l’identità del segnalante è essenziale per la difesa dell’incolpato, l’utilizzo delle informazioni nel procedimento disciplinare è condizionato dal consenso esplicito del segnalante.
Modalità di Segnalazione:
- La riservatezza viene garantita anche per le segnalazioni effettuate oralmente, tramite linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti, su richiesta del segnalante.
Conservazione delle Segnalazioni:
- Le segnalazioni e la documentazione relativa sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione, fino a un massimo di cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale del procedimento di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
Definizione e Esempi di Ritorsione secondo il D.Lgs. 24/2023
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 introduce una definizione ampia di ritorsione per includere una vasta gamma di azioni negative che possono essere intraprese contro i segnalanti di illeciti, sia essi dipendenti che collaboratori all’interno di un contesto lavorativo pubblico o privato.
- Ampia Definizione di Ritorsione:
- Il divieto di ritorsione copre qualsiasi atto, comportamento o omissione, indipendentemente dal fatto che sia stato solo tentato, minacciato o effettivamente realizzato, che si verifica a causa di una segnalazione di illecito, di una denuncia all’autorità giudiziaria o di una divulgazione pubblica.
- La ritorsione è caratterizzata dalla capacità di causare, direttamente o indirettamente, un danno ingiusto al segnalante o alla persona che ha presentato la denuncia.
- Esempi di Ritorsioni:
a) licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
b) retrocessione di grado o mancata promozione;
c) mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
d) sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) note di demerito o referenze negative;
f) adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
h) discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
i) mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
j) mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
k) danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
l) inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
m) conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
n) annullamento di una licenza o di un permesso;
o) richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Whistleblowing: il regime sanzionatorio
Sanzioni per Violazioni nel Contesto del Whistleblowing
Il D.Lgs. 24/2023 stabilisce un framework chiaro per l’attribuzione delle responsabilità e l’applicazione delle sanzioni in caso di mancato rispetto delle normative sul whistleblowing, con particolare attenzione alla distinzione tra persone fisiche e giuridiche.
- Responsabilità e Sanzioni per Persone Fisiche e Giuridiche:
- Persona Giuridica: La responsabilità per la mancata istituzione del canale di segnalazione, la mancata adozione o l’adozione di procedure non conformi alle normative è attribuita all’organo di indirizzo dell’entità giuridica. Questo sottolinea l’importanza della corretta implementazione e gestione dei canali di segnalazione a livello organizzativo.
- Persona Fisica: La responsabilità per la mancata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, così come la violazione dell’obbligo di riservatezza, è attribuita al gestore delle segnalazioni. Questo indica l’importanza del ruolo individuale nella gestione efficace e rispettosa della privacy delle segnalazioni.
- Sanzioni per Inadempimenti:
- Gli inadempimenti legati alla gestione delle segnalazioni possono portare all’applicazione di sanzioni previste dai Contratti Collettivi Nazionali applicabili, evidenziando come tali responsabilità siano considerate parte integrante delle attività lavorative del soggetto incaricato.
- Sanzioni per Atti Ritorsivi:
- In caso di atti ritorsivi, la sanzione è diretta specificamente contro la persona fisica ritenuta responsabile di tali azioni, sottolineando la responsabilità individuale nel proteggere i diritti dei segnalanti.
- Ruolo dell’ANAC nelle Sanzioni Amministrative Pecuniarie:
- L’ANAC ha il compito di applicare sanzioni amministrative pecuniarie ai responsabili di violazioni, sia nel settore pubblico che in quello privato, garantendo così un meccanismo di enforcement a tutela dell’efficacia del sistema di whistleblowing.
a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;
c) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12, D.Lgs. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali
d) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato;
e) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato;
f) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni;
g) da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.
In via generale l’ANAC considera inammissibile la segnalazione della violazione quando ricorrono i seguenti motivi:
a) manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
b) manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio dei poteri sanzionatori dell’Autorità;
c) finalità palesemente emulativa;
d) accertato contenuto generico della segnalazione o tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
e) produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione;
f) mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.
Compatibilmente con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, trova applicazione la L. 689/1981. Inoltre, i soggetti del settore privato prevedono, nel sistema disciplinare adottato, le sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti predetti.